Funktioner
Allt jobbet behöver mellan offert och lön
Timbok ersätter tidlappar, pappersblanketter, Excel-filer och sms om vem som ska vara var. Här är vad som finns – i grundpaketet och som moduler ni väljer själva.
Tid
Rapportera tid på en halv minut
Den anställda väljer arbetsorder, från- och till-tid och rast. Arbetad tid räknas ut och går inte att skriva fel.
- Restid i en egen flik – med klockslag eller bara timmar och minuter
- Det man klarmarkerat i egenkontrollen kommer med i dagens rapport
- Material och maskiner läggs till direkt i tidrapporten
- Den anställda klarmarkerar sin tid, attesterad tid är låst för alla
OB och helgdagar
OB som stämmer – varje pass, varje röd dag
Välj ert kollektivavtal så fylls OB-tider och övertid i. Timbok vet när det är påsk, midsommar och jul, och fördelar varje minut på rätt OB-typ.
- Färdiga regler för bland annat Väg- och banavtalet, Byggavtalet och Installationsavtalet
- Alla svenska helgdagar räknas fram för varje år
- Varning för för långa pass och för kort vila
- OB-tillägg i kronor syns bara för lön och admin
Kund, projekt och arbetsorder
Allt om jobbet på ett ställe
Kunden har projekt, och projektet har arbetsordrar. Projektet får en egen prislista – löpande eller fast pris med betalplan – och arbetsordern samlar allt som hör till jobbet.
- Flikar för dokument och bilder, leverantörsfakturor, dagbok, kontroller och ÄTA
- Mappar för ritningar och avtal, och mappar som bara kontoret ser
- Plats och bandel för arbete i spårområdet
- Lönsamhet per projekt, order och person
Dokument och listor
Ritningar och egenkontroller ett tryck bort
Under Dokument i nedre raden finns alla mappar från arbetsordrarna man är med på, med ritningar, bilder och egenkontroller. Under Listor gör var och en egna checklistor som bara de själva ser.
- Alla mappar i en ram – tryck för att öppna
- Sök i alla ordrar eller välj en
- Egna listor som bara du ser
- Börja en lista från företagets mallar
Offert och kalkyl
Offerten blir ett projekt när kunden säger ja
Räkna med er kostnad och se täckningsbidraget direkt. Kunden ser bara offerten – aldrig kalkylen – och godkänner med namn och signatur via en länk.
- Rader för arbete, material, maskiner och underentreprenörer
- Förfrågningar med svarsdatum
- Skicka som länk eller ladda ner som PDF
- Godkänd offert blir projekt med budget, prislista och betalplan
Egenkontroller
Era blanketter – en gång för alla
Gör mallen en gång, som checklista eller som tabell med objekt och aktiviteter, och lägg den på ordern med ett tryck. Alla på ordern fyller i samma kontroll i mobilen.
- Varje ruta signeras med datum och initialer
- Streck för det som inte ingår, avvikelser med foto
- Färdiga mallar att utgå från
- PDF i liggande format med dokumentid, driftplats och bandel
ÄTA och dagböcker
ÄTA från fältet, signerat av beställaren
Den som jobbar flaggar "Kan bli ÄTA" med text och foto när något inte ingår. Kontoret avgör, prissätter och skickar ÄTA:n och dagböckerna till beställaren för godkännande.
- Beställaren godkänner med namn och signatur, utan konto
- Tid som hör till en ÄTA syns tydligt i dagboken
- Rättad dagbok skickas om med ändringarna markerade
- Stämplad PDF med er logga
Planering
Planera veckan och se krockarna direkt
Lägg pass per person och dag, kopiera förra veckan med ett klick och få en varning när någon eller ett fordon blir dubbelbokat.
- Lägg samma pass på flera dagar på en gång
- Uppgifter med ansvarig, datum och påminnelse
- De anställda ser sina pass under Idag och rapporterar tid direkt från passet
- Passen syns i den anställdas Almen52-app när kontot är kopplat
- Fordonsregister med service och besiktning
Tidsplaner
Gantt-schema som flyttar sig själv
Lägg upp projektet i faser, aktiviteter och milstolpar. Dra en stapel för att flytta den – allt som beror på den flyttas med. Skapa planen från projektets arbetsordrar eller från en mall.
- Beroenden mellan aktiviteter, och milstolpar
- Timmar mot budget från rapporterad tid
- Utskrift i liggande format
- Dela tidsplanen med kunden i kundportalen
Kundportal
Kunden följer jobbet – utan att ringa
Kunden får en länk, utan konto, och ser det ni väljer: arbetsordrar, tid, dagbok, bilder, dokument, ÄTA och tidsplan. Meddelanden och nya beställningar hamnar i er inkorg.
- Välj per kund vad som syns
- Kod på länken om ni vill
- Felanmälan och beställning med bilder
- Ett ärende blir arbetsorder med ett tryck
Körjournal och utlägg
Resor och kvitton utan papperslappar
Skriv varifrån och vart – Timbok räknar sträckan. Fota kvittot så läses belopp, moms och butik av. Allt attesteras som vanlig tid och kommer med på lönen eller på fakturan.
- Egen bil, företagsbil, tur och retur och mätarställning
- Skattefri och skattepliktig milersättning i PAXml-filen
- Utlägg tillbaka på lönen eller på företagskortet
- Pris per mil och påslag på utlägg mot kund
Service och anläggningar
Service som planerar sig själv
Lägg in kundens anläggningar med fabrikat, serienummer och serviceintervall. Det som ska göras de närmaste 60 dagarna blir arbetsordrar med ett tryck, och när jobbet är klart flyttas nästa service fram.
- Serviceavtal med pris per besök
- Historik över alla besök
- Anläggningarna syns på kunden och på ordern
- Försenad service syns på Idag
Uthyrning
Hyr ut maskiner utan dubbelbokningar
Objekt med pris per dygn, vecka och månad – Timbok väljer det billigaste. Kalendern visar vad som är bokat, utlämnat och försenat.
- Utlämning med kontrollista och kundens signatur
- Återlämning med skador och extra debitering
- Hyresavtal att skriva ut
- Fakturaunderlag, eller på arbetsordern
Personalliggare
Personalliggaren i fickan – klar för Skatteverkets kontrollbesök
Checka in och ut på arbetsordern med ett tryck – personnummer och ID06 hämtas från profilen. Stämplar man in på en order i ett projekt med liggare checkas man in automatiskt, och tiden fylls i när man rapporterar.
- Andra företag på plats checkar in med en QR-kod, utan konto
- Kontrollbesök: visa vilka som är på plats, sök på person och tid
- Export som XML enligt Skatteverkets schema, CSV och PDF
- Rättelser sparas som nya rader – inget kan raderas
- Byggherren får en egen länk till liggaren
- ID06-kortet fotas och kortnumret läses av
KMA och arbetsmiljö
Skyddsronder och tillbud i mobilen
Alla kan rapportera ett tillbud direkt från arbetsordern. Arbetsledningen gör skyddsronder med färdig checklista, riskbedömningar och arbetsmiljöplan, och följer upp åtgärderna.
- Brister med åtgärd, ansvarig och datum
- Risknivå av sannolikhet och konsekvens
- Öppna åtgärder syns på Idag
- Allt kan skrivas ut som PDF
Utbildning
Rätt behörighet på rätt plats
Kompetensmatrisen visar vem som har vad och när det går ut. Bestäm vilka utbildningar som krävs för vilka befattningar, och låt de anställda ladda upp sina intyg själva.
- Påminnelse innan en utbildning går ut
- Filter: vem har giltig heta arbeten?
- Nycklar och passerkort med datum för återlämning
- Intyg sparas på personalkortet
Inköp och lager
Beställ från grossisten och håll koll på lagret
Gör inköpsordrar som PDF eller mejl, ta emot leveranser till lagret eller direkt på arbetsordern, och få förslag när det är dags att beställa.
- Leverantörsfakturor läses av – PDF, foto och e-faktura
- Leverantörer med ert kundnummer
- Lagersaldo som räknas av när material rapporteras
- Inventering och justering
- Artikelnummer från grossist och beställare
Lön
Löneunderlag till ert lönesystem
Välj period, kontrollera sammanställningen och exportera. Anställningsnummer och lönekoder ställer ni in en gång.
- PAXml-fil som de vanligaste lönesystemen läser in
- Bara attesterad tid tas med, om ni vill
- Traktamente med Skatteverkets belopp och måltidsavdrag
- Detaljerad CSV för den som vill kontrollera i Excel
Moduler
Bara det ni behöver – inget annat i vägen
Välj Byggpaket, Servicepaket eller Uthyrningspaket – eller Grund och bara de moduler ni vill ha. Slå av och på varje modul själv, så försvinner det ni inte använder ur menyer och knappar.
- Grund för tid, planering, uppgifter, ordrar, körjournal, lön och fakturaunderlag
- Paket med det er bransch brukar behöva inbyggt
- Pris per anställd och månad, synligt innan ni byter
- Inget raderas när en modul stängs av
Behörighet
Var och en ser det de behöver
Admin
Allt: priser, fakturor, inställningar, moduler, medarbetare och anställningsnummer.
Arbetsledning
Allas tid, attest, planering, ordrar, kunder och egenkontroller – inga priser.
Lön
Allas tid, löneunderlag och lönekoder – inga priser.
Anställd
Sin egen tid, sina pass och de arbetsordrar hen är tilldelad.
Egna roller
Välj exakt vad en roll får se och göra.
Underentreprenörer
Andra företag på arbetsplatsen checkar in i personalliggaren med en QR-kod – utan konto i Timbok.
Skyddade personuppgifter
Personnummer, ID06 och intyg döljs för den som har skyddad identitet. Admin hämtar dem vid behov, och varje gång loggas på personens kort.
Fungerar med Almen52
Passen syns i kalendern i mobilen
När arbetsledningen planerar i Timbok får de anställda sina jobbpass direkt i Almen52-appen, tillsammans med sin ledighet. Det är ett eget val – ni slår på kopplingen om ni vill, och Timbok fungerar fullt ut utan den.
- Passet syns i den anställdas Almen52 inom några sekunder efter att det planerats
- Med tid, adress, kund och en länk tillbaka till arbetsordern i Timbok
- Flyttas eller ändras passet uppdateras det direkt
- Notis i mobilen när ett nytt pass läggs
- Semester, komp och annan ledighet syns i samma kalender
- Almen52 Premium ingår för de anställda som vill använda den
07:00#101 BadrumsrenoveringTimbokBjörkvägen 12, Täby · till 16:00
07:00#103 Signalbyte HässleholmTimbokBandel 901 · till 15:30 · Ford Transit
07:00#102 Entrédörrar trapphus A–CTimbokSolgläntan 3, Sundbyberg
HeldagKompledigGodkändMitt Bygg AB
Sluta jaga timmar i slutet av månaden
Prova Timbok gratis i 14 dagar med hela teamet. Inget kort behövs.