Allmänna villkor

Vilka villkoren gäller för

Villkoren gäller mellan [Företagsnamn] ([organisationsnummer]) och det företag som använder Timbok (kunden). Timbok säljs bara till företag. Den som skapar kontot godkänner villkoren för företagets räkning.

Provperiod

Nya företag kan prova Timbok gratis i 14 dagar med alla moduler. Provperioden kostar ingenting. Avslutar ni inte under provperioden fortsätter abonnemanget, och det betalas månadsvis från provperiodens sista dag. Avslutar ni under provperioden kostar det ingenting.

Pris och fakturering

Priset är det som gäller enligt prislistan när ni väljer paket eller moduler: ett pris per aktiv anställd och månad för Grund eller valt paket, plus pris för tillagda moduler. Vissa moduler och paket har också en fast avgift per företag. Lägsta debitering motsvarar 3 anställda, även om ni är färre. Alla priser är exklusive moms. Vi fakturerar månadsvis med [30] dagars betalningsvillkor.

Vem räknas som anställd

Varje aktiv medarbetare i Timbok räknas, oavsett roll och vilka moduler hen använder. Den som har markerats som slutad eller är avstängd räknas inte från och med nästa månad.

Ändrade priser

Vi meddelar prisändringar minst [60] dagar innan de börjar gälla. Vill ni inte ha det nya priset kan ni säga upp abonnemanget innan dess.

Almen52

Almen52 Premium ingår för kundens anställda så länge abonnemanget gäller. För själva Almen52-appen gäller Almen52:s egna villkor.

Uppsägning

Det finns ingen bindningstid. Abonnemanget kan sägas upp när som helst under Inställningar → Företag → Abonnemang och upphör när den pågående abonnemangsmånaden är slut. Månaderna räknas från provperiodens sista dag. Timbok visar slutdatumet innan ni bekräftar. Efter sista dagen kan ni läsa och exportera er data i 30 dagar. Sedan raderas företagets data.

Er data

Datan ni lägger in i Timbok är er. Ni kan när som helst exportera den. Vi behandlar personuppgifter för er räkning som personuppgiftsbiträde enligt avsnittet Personuppgiftsbiträdesavtal nedan. Datan lagras i Google Firebase i Europa.

Underlag, inte bokföring

Timbok tar fram underlag för lön, fakturor, personalliggare, egenkontroller och arbetsmiljöarbete. Ni ansvarar själva för att kontrollera underlagen och för att lön, fakturor, skatter och anmälningar blir rätt och görs i tid.

Tillgänglighet och ansvar

Vi gör vårt bästa för att Timbok ska fungera hela tiden, men kan inte lova att tjänsten aldrig har avbrott. Vi ansvarar bara för direkta skador, och vårt sammanlagda ansvar är begränsat till vad ni har betalat för Timbok under de 3 månaderna närmast före skadan. Vi ansvarar inte för indirekta skador, till exempel utebliven vinst, förlorade intäkter, förlorad data eller krav från tredje part. Begränsningarna gäller inte om vi har orsakat skadan med uppsåt eller genom grov oaktsamhet.

Reklamation och krav

Krav på ersättning eller prisavdrag ska framföras skriftligen till oss inom 2 månader från att ni upptäckte eller borde ha upptäckt felet. Krav som kommer senare ersätts inte.

Ändringar av villkoren

Vi kan ändra villkoren. Väsentliga ändringar meddelar vi minst [30] dagar i förväg.

Personuppgiftsbiträdesavtal

Roller

Kunden är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som kunden och kundens användare lägger in i Timbok. [Företagsnamn] är personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifterna för kundens räkning. Det här avsnittet är personuppgiftsbiträdesavtalet mellan parterna och gäller så länge vi behandlar personuppgifter för kunden. Om något i villkoren i övrigt säger något annat om personuppgifter gäller det här avsnittet.

Ändamål och instruktioner

Vi behandlar personuppgifterna bara för att tillhandahålla Timbok enligt villkoren, för support som kunden ber om och för att uppfylla krav i lag. Villkoren, de inställningar kunden gör i Timbok och det kunden gör i appen är kundens instruktioner. Anser vi att en instruktion strider mot dataskyddsreglerna säger vi till.

Vilka uppgifter och vilka personer

Anställda och andra användare: namn, kontaktuppgifter, personnummer, anställningsnummer, befattning, lön och lönearter, arbetad tid, frånvaro (även sjukfrånvaro och vård av barn), traktamente, resor och mätarställningar, utlägg och kvitton, utbildningar och intyg, nycklar och passerkort, tillbud och olyckor samt bilder och dokument. Kundens kunder och kontaktpersoner: namn, kontaktuppgifter, adresser och, vid ROT-avdrag, personnummer. Användare av kundportalen: namn och det de skriver. Sjukfrånvaro och uppgifter om skador är hälsouppgifter. Kunden ansvarar för att ha rättslig grund för behandlingen och för att informera de registrerade.

Sekretess och säkerhet

Bara personer hos oss som behöver uppgifterna för drift och support har tillgång till dem, och de har tystnadsplikt. Vi skyddar uppgifterna med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder, bland annat krypterad överföring och lagring, inloggning för varje användare och regler som styr vad varje roll får läsa och ändra.

Underbiträden

Kunden godkänner att vi anlitar de underbiträden som står nedan. Vi meddelar kunden minst [30] dagar innan vi anlitar ett nytt eller byter ett underbiträde. Vill kunden inte godta ändringen kan kunden säga upp abonnemanget innan den börjar gälla. Underbiträdena har samma skyldigheter mot oss som vi har mot kunden.

Almen52

Almen52 drivs också av [Företagsnamn] och är därför inget underbiträde. När kunden har kopplingen till Almen52 påslagen förs namn, e-post och planerade pass över till Almen52, så att de anställda ser sina pass där. Uppgifterna skyddas på samma sätt och används bara för det.

Överföring utanför EU/EES

Timboks data lagras inom EU. Om ett underbiträde ändå behandlar uppgifter utanför EU/EES sker det bara med stöd av ett beslut om adekvat skyddsnivå eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

Hjälp till kunden

Kunden kan själv exportera, rätta och radera uppgifter i Timbok. Vi hjälper i övrigt kunden att svara på begäran från de registrerade och med konsekvensbedömningar och förhandssamråd, i den mån det är rimligt. Omfattande hjälp kan vi ta betalt för.

Personuppgiftsincidenter

Upptäcker vi en personuppgiftsincident meddelar vi kunden utan onödigt dröjsmål, senast [48] timmar efter att vi upptäckt den. Vi beskriver vad som har hänt, vilka uppgifter det gäller och vad vi har gjort, så att kunden kan anmäla incidenten till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) inom 72 timmar när det behövs.

Granskning

Vi ger kunden den information som behövs för att visa att vi följer det här avtalet. Kunden kan också låta granska oss, med minst [30] dagars varsel, högst en gång per år och på kundens bekostnad.

När avtalet upphör

Efter abonnemangets sista dag kan kunden läsa och exportera sin data i 30 dagar. Sedan raderar vi kundens personuppgifter, om vi inte måste spara dem enligt lag.

Underbiträden

Underbiträde	Vad de gör	Var
Google Ireland Ltd (Google Cloud och Firebase)	Databas, inloggning, fillagring, serverfunktioner och e-post för inbjudningar och nya lösenord	EU (Belgien)
OpenStreetMap Foundation (Nominatim)	Adresser som skrivs i körjournalen, för att hitta platsen	EU och Storbritannien
FOSSGIS e.V. (OSRM)	Koordinater för att räkna ut körsträckan	Tyskland

Tvist

Svensk lag gäller. Tvister avgörs av allmän domstol i Sverige.